Eine ordentliche Party zu organisieren, kostet viel Zeit und Aufwand und sorgt für die ein oder andere Schweiß-Perle bei der Durchführung. Umso ärgerlicher ist es dann, wenn das Fest nicht richtig in Schwung kommt. Die Gründe hierfür sind meistens dieselben. Damit Dein Event nicht zum Rohrkrepierer wird, findest Du hier 6 Fehler, die Du bei der Planung lieber anderen überlässt.
Hinweis: Damit Du Dir die Punkte besser merken kannst, gibt's zu jedem Abschnitt einen Track, der zum jeweiligen Inhalt passt. Wenn Du dann das nächste Mal in der Vorbereitung steckst, machst Du Dir die Playlist rein und weißt gleich, woran Du denken musst.
# 1. Du wählst einen Veranstaltungsort, der nicht zu den Bedürfnissen Deiner Gäste passt
Denk an den Nachhauseweg – JA, schon vor dem Fest
Viele mögen es nicht glauben, aber das Gelingen eines Fests hängt überproportional von der gewählten Location ab. Es ist nett, wenn Du gern abgelegen im Wald oder auf dem Berg einer urigen Hütte feierst. Aber auch wenn Deine Gäste bei der Anreise noch recht enthusiastisch sein werden - spätestens mit einem gewissen Pegel im Blut wird das Heimkommen zur Qual. Deswegen achte darauf, dass man mit den Öffentlichen, per Auto oder mit dem Rad gut zur Location hin und wieder zurückkommt. Und wenn Du es eben doch sehr einsam magst, kümmere Dich um einen Shuttle-Service.
Menschen lieben das Außergewöhnliche
Deswegen funktionieren schlechte Nachrichten so gut. Ein Effekt, den man sich zunutze machen kann. Feiere an erinnerungswürdigen Orten, die Leute darauf neugierig machen, was es dort alles zu entdecken gibt. Keine Idee? Vielleicht gibt es ein altes Kino in der Nähe oder Du kannst Dich ins Stadtbad einmieten. Was immer funktioniert, sind Plätze mit Ausblick und funkelnden Lichtern in der Nacht. Vermehrt kann man sich heute auch in alte Industrieanlagen, auf Schiffen oder ausrangierten Flugzeugen einmieten - das ist immer ein guter Anlass für Gespräche und steigert die Vorfreude auf's Fest.
Platz zum Kuscheln - Luft zum Atmen
Wähle die Raumgröße passend zur Gästezahl. Besser noch, suche einen etwas kleineren Raum für Dein Fest aus. Vielleicht kennst Du das Phänomen aus WG-Zeiten. Alle Gäste landen irgendwann in der Küche, weil Menschen instinktiv nach begrenzten Räumen suchen. Diese bieten die ideale Mischung aus angenehmer Gesprächsatmosphäre und ausreichend Platz – und nebenbei garantiert die Küche den kürzesten Weg zu den Kalt-Getränken. Denk bei der Gelegenheit auch
an Ruhezonen und ordentliche Toiletten. Auch wenn sich Deine Gäste gern ins Getümmel werfen – im Laufe des Abends ist jeder froh, wenn er eine Ecke findet, in der es ein wenig ruhiger zugeht.
Alles hat seinen Platz
Sorge für eine räumliche Trennung zwischen Aufenthalts- und Tanzbereich. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn Gäste, die keine Lust haben zu tanzen, in Ihren Gesprächen gegen die Musik anschreien müssen. Die beiden Bereiche vertragen sich von Haus aus nicht: Während es auf der Tanzfläche gern eng, laut und dunkel zugehen darf, sollte man für den Gemeinschaftsraum ausreichend Platz, schönes Licht und eine moderate Lautstärke einplanen. Achte trotzdem darauf, dass die beiden "Areas" möglichst nah beieinanderliegen: Auch wenn sich die Menschen gern unterhalten, möchten Sie mitbekommen, wer sich gerade auf der Tanzfläche verausgabt. Bei schönem Wetter ist die Lösung denkbar einfach: Drinnen stickig und verschwitzt vom Tanzen. Draußen, chillig und mit Platz zum Luftholen - für die nächste Runde.
Regentanz statt Sommerparty
Zum Glück wird's immer seltener – und manchmal passiert's eben doch. Bei Veranstaltungen im Freien schlägt das Wetter um und alle verlassen zwecks mangelnden Unterstand fluchtartig das Gelände. Für kurze Regenschauer im Sommer reichen in solchem Fall Vordächer, Pavillons oder ein gechartertes Partyzelt. Meine Wahl fällt schon wegen Annehmlichkeiten wie Strom und Toiletten immer auf eine Kombination aus Innenraum und Freifläche draußen. Was nicht heißt, dass eine Feier im Park unter freien Himmel und Bäumen nicht ihren ganz eigenen Charme hat. Wichtig ist: Egal wo Du feierst, mach es zu einem wunderbaren Plätzchen – „A Wondrous Place“ eben.
#2. Deiner Party fehlt ein Überraschungsmoment
neugierigen Betrachter entgegenspringt. Das gleiche Prinzip gibt es auch für Partys - dort befreien sich gern der Gastgeber oder gar leicht bekleidete Damen aus einer mannshohen Torte. Der Effekt ist stets der gleiche - alle Anwesenden erschrecken sich und durchleben einen Moment der Überraschung, über den man noch lange spricht.
Ungeahnte Talente im Freundes- und Kollegenkreis
Es muss aber nicht immer gleich die klischeehafte Torte sein. Für unerwartete Momente sorgen zum Beispiel auch die unentdeckten Talente von Freunden oder Kollegen: Der langjährige Freund, der virtuos Klavier oder Gitarre spielt und schon immer mal vor Publikum auftreten wollte. Oder der Team-Kollege, der in seiner Freizeit Schnaps brennt und sich zum Fest bereit erklärt, seine Kreationen den Gästen vorzustellen - und diese natürlich probieren lässt. Frag einfach mal im Freundes- und Kollegenkreis - Du wirst Dich wundern, womit sich Dein näheres Umfeld so beschäftigt und wer alles gewillt ist, sein Talent auch zu zeigen.
Achte auf die Details
Häufig reichen bereits Kleinigkeiten, wie ein paar Schüsseln Kekse der neuen In-Bäckerei, oder die Magnum-Flasche Sekt, die man gemeinsam öffnet und genießt. Wichtig ist nur, dass die Überraschung zu Deinen Gästen passt. Gelingt Dir das, sorgst Du für jede Menge Gesprächsstoff und wertest Dein Fest massiv auf. Das ist die beste Voraussetzung dafür, dass sich Deine Gäste wohlfühlen und noch lange danach sagen werden: "Baby, What a Big Surprise."
#3. Deine Gäste haben außer Small Talk nichts zu tun
Auch die wackersten Socialiser und Selbstdarsteller brauchen mal eine Pause. Und dann ist es gut, wenn Sie etwas geboten bekommen oder selbst eingebunden werden. Denn die beste Location und die leckersten Häppchen nutzen nix, wenn Deine Gäste nicht mit anderen Menschen in Kontakt kommen. Du präsentierst Dich also als fürsorglicher Gastgeber, wenn Du die Interaktion auf Deinem Fest aktiv stimulierst. Hier ein paar Vorschläge, geordnet nach Aufwand in der Vorbereitung.
Komm spiel mit mir
Gesellschaftsspiele sind immer eine gute Idee, denn Sie binden sowohl Mitspieler und Zuschauer ein und sorgen für ein spaßiges Miteinander. Zu den Klassikern auf Feiern zählen:
- Activity
- Uno
- Twister
- Jenga
- Cards against humanity
- Zwei Doofe ein Gedanke
- Flaschendrehen
- Wer bin ich ...
- Mäxchen/Meiern
Häufig bietet es sich sogar an, gemeinsam ein "neues Spiel" auszuprobieren und zu entdecken. Wenn der Rest der Feier schon nicht so richtig durch die Decke geht, nimmt man so wenigstens eine schöne Anregung für Freunde und Familie mit.
Wettbewerbe sorgen für Spannung und werten den Abend auf
Hierbei lassen sich grob zwei Arten von Wettbewerben unterscheiden. Erstens: Das sportliche Messen beim:
- Dart
- Tischkicker
- Tischtennis
- Frisbee-Turnier
- Bowling & Kegeln
- Volleyball-Challenge
- Fußball
- Badminton/Federball
Und zweitens: Das gegenseitige Ausstechen bei Gemeinschaftsaktivitäten wie:
- Karaoke singen
- Bierpong
- Limbo tanzen
- Boccia/Boule
- Partyspiel (z.B. Reise nach Jerusalem/Bierdeckel Ralley)
- Guitar-Hero/Just-Dance
- Büchsenwerfen
Mein Tipp: Die Lego-Challenge
Das Beste, was ich selbst mal auf einer Feier erlebt habe, war eine Lego-Challenge. Gespielt wurde in 5 Teams à 2 Leuten, die jeweils die gleiche Auswahl an Lego-Steinen erhielten. Erste Aufgabe war es, die Steine zu einem möglichst futuristischen Fahrzeug zusammenzusetzen. Inwieweit das gelungen war, entschied das mitfiebernde Publikum. Anschließend traten die Fahrzeuge in einem Wettrennen gegeneinander an. Wer beide Wertungen für sich entscheiden konnte, hatte die Lego-Challenge gewonnen. Besonders kurzweilig wurde das Ganze durch die teils bissigen, meist sehr unterhaltsamen Kommentare des Moderators, sodass die 90 Minuten wie im Flug vergingen. Für mich eine der unterhaltsamsten Party-Aktivitäten für Zuschauer und Teilnehmer.
Ist Dir alles irgendwie zu spielig?
Okay, vielleicht gehörst Du zu den Menschen, die einfach keine Lust haben, sich den Abend mit Spielchen oder Wettbewerben zu "verderben". Du willst Dich einfach nur gepflegt unterhalten. Dann gibt es allerdings auch hierfür einen schönen Kunstgriff: Animiere Deine Gäste dazu, öfter mal den Sitzplatz zu wechseln. Menschen tendieren dazu, mit Leuten zu sprechen, die sie ohnehin kennen. Für mehr Spannung und für positive Überraschungen sorgt aber der Austausch mit Unbekannten. Ein probates Mittel hierfür ist der "angeordnete" Platz-Wechsel, zum Beispiel nach jedem Essens-Gang oder unter der Maßgabe "je ein Mitarbeiter einer Abteilung pro Tisch"
Help, I need somebody
Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass man in Vorbereitung auf ein Fest mit genügend anderen Themen beschäftigt ist. Deswegen gilt auch hier: Hol Dir Hilfe und bitte Deine Freunde und Kollegen aktiv um Unterstützung. Fast jeder hat z.B. eins der genannten Gesellschaftsspiele zu Hause und ist insgeheim froh, wenn er etwas zum Fest beitragen kann. Sei es auch nur, indem er die alte Spielbox von Oma mitbringt. Wenn er dann auch noch Deine Gäste animiert mitzuspielen und so dafür sorgt, dass sich Dein Fest positiv von anderen abhebt, ist Dir und Deinen Gästen am meisten geholfen. Beim Thema Party-Aktivitäten gilt entsprechend, was einst ein großer Sänger sehr lebensfroh auf den Punkt gebracht hat: „A Little Less Conversation, a Little More Action.“
#4. Du beschallst Deine Gäste mit einem wilden Musik-Mix aus der Konserve
Das war ja klar! Jetzt kommt der Werbeblock vom Musikdienstleister, in dem er die Spotify Playlist verteufelt und seine eigenen Künste in den Himmel lobt. Langweilig! Nicht ganz. Ich bin einfach davon überzeugt, dass Musik das Rückgrat jedes Fests ist. Richtig ausgewählt, sorgt sie für einen guten "Vibe" und wirkt sich positiv auf die Stimmung von Gästen und Gastgeber aus. Ein Fest ohne Musik hingegen fühlt sich schnell an wie ein Meeting.
Das übernehm' ich lieber selbst, oder?
Dem kann man entgegenwirken, indem man z.B. selbst eine zusammengestellte Auswahl von Liedern abspielt. Oder man überlässt diese Aufgabe einem Dritten - sei es dem digitalen Online-Anbieter oder ganz analog einem anderen Menschen. Der Vorteil von Ich-mach-alles-selbst ist offensichtlich: kostet nix und bietet voller Kontrolle über die zu spielende Musik. Was bleibt ist die Vorbereitungszeit und eine Auseinandersetzung mit der Technik, bzw. die Sorge um eine weitere Baustelle, die man bei der Durchführung des Fests an der Backe hat. Und um die man sich kümmern muss, wenn's nicht funktioniert.
Wer alles macht, macht nichts richtig
Zusätzlich besteht aus meiner Sicht die Herausforderung, dass im Rahmen einer Feier sehr unterschiedliche Musik-Geschmäcker aufeinandertreffen, die bedient werden wollen. Wenn man wie ich noch den Anspruch hat zu den unterschiedlichen Abschnitten eines Fests wie Essen, Netzwerken, Tanzen und Ausklang jeweils die passende Musik zu spielen, wird's dann schnell anstrengend. Eine Live-Band oder ein DJ nimmt Dir hier viel Arbeit ab und ist eher ein Hingucker, als der einsam auf einem Stuhl stehende Laptop des Veranstalters. Apropos: Hast Du an das Netzteil gedacht und den Klinkenstecker für den Anschluss an die Hausanlage? Nein? Oh, oh ... ;-)
Die passende Musik zum Fest
Für welchen Weg man sich letztlich entscheidet, hängt stark vom eigenen Geschmack und auch vom vorhandenen Budget ab. Wenn's am Ende also auf die eigene Playlist hinausläuft, dann rock das Ding! Aber bitte tu Deinen Gästen einen Gefallen. Stimme Deine musikalische Auswahl zumindest ein wenig auf den Anlass Deines Events und den eingeladenen Gästekreis ab. Wer sich dafür ein wenig Schützenhilfe wünscht, für den habe ich hier: "50 Lieder zum Wohlfühlen, die auf keiner Feier fehlen dürfen" zusammengestellt. Die funktionieren auf fast jeder Art von Event und werden von allen Altersklassen gemocht. Damit ist die Party gerettet und Du kannst beruhigt sagen: "Music Save(d) Me (One More Time)"
# 5. Du hast einen Haufen Kohle für Location und Catering ausgegeben – und jetzt kein Geld mehr für stimmungsvolles Licht
Okay, zugegeben - wenn die gemietete Räumlichkeit ordentlich ins Geld geht, dann ist die Erwartung eigentlich, dass der Betreiber sich vorab schon mal Gedanken ums Beleuchtungskonzept gemacht hat. Wäre schön - ist leider meistens die Ausnahme. Heißt ja auch Räumlichkeit - man mietet den Raum, nicht die Dinge, die eine Feier zum Erlebnis machen. Die muss man teuer dazu buchen.
Mache Licht ans Fahrrad - und ans Fest
Dabei gilt: Das richtige Licht setzt alles in Szene und sorgt dafür, dass Du und Deine Gäste gut aussehen. Was Du vermeiden solltest: direktes Licht und Überkopf-Beleuchtung - Menschen wünschen sich Intimität und keine sterile Ausleuchtung wie am Arbeitsplatz. Ich kann gut nachvollziehen, dass viele Veranstalter sich denken: Schei** drauf, das mit dem Licht passt schon irgendwie. Falsch! Im Gegenteil: Man kann aus einer bescheidenen Location mit der richtigen Beleuchtung einen gemütlichen Ort machen. Ohne stimmungsvolles Licht hingegen nutzt der schönste Partyraum nichts.
Quick & manchmal dirty - ein Lichtlein entzünden
Der einfachste und günstigste Weg, Deine Feier ins richtige Licht zu rücken, ist ein großer Packen Teelichter. Problem: Die dürfen nicht überall genutzt werden, gehen bei Wind schnell aus und sorgen im Ernstfall für richtig viel Arbeit. Nämlich dann, wenn das kalte Wachs im Nachgang von den Tischen gekratzt werden muss - denk also auch an Untersetzer bzw. Teelichthalter. Für ein schönes Überraschungsmoment sorgen Knicklichter oder Wunderkerzen: Kosten beide fast nix und zaubern bei Groß wie Klein wortwörtlich ein Leuchten in die Augen.
Hugh! Ich habe Feuer gemacht
Falls möglich, sorge dafür, dass der große Bruder vom Teelicht mit dabei ist: die Feuerschale. Ich habe noch kein Fest erlebt, an dem sich im Laufe des Abends nicht ein Großteil der Gäste ums Feuer schart. Es ist und bleibt der beste Ort zum Kuscheln, Beisammensein oder im Fall vieler Männer: zum Nichtssagen - ist manchmal auch ganz angenehm. Achtung: Genügend Feuerholz bereithalten. Etwas kostspieliger, aber beliebt, sind LED-Tischlampen - die werden immer häufiger in Freisitzen genutzt und machen teilweise echt schönes Licht. Denk dran, die Dinger vorab aufzuladen - je nach Modell und Preis eignen die sich auch als schönes Souvenir für Deine Gäste an den gemeinsamen Abend.
Bewegtlicht für bewegte Momente
Wer's ein bisschen professioneller mag, spricht vorab mit dem Raumbetreiber oder dem Musikdienstleister. Beide haben meist eine Quelle für ordentliche LED-Strahler, die Dein Fest in ein angenehmes Licht tauchen und sich im Bedarfsfall auf Deine Lieblingsfarben einstellen lassen. Oder z.B. die Hausfarben eines Unternehmens. Weiterer Vorteil: Man muss sich nicht selbst darum kümmern und kann im Falle des DJs gleich noch darauf hinweisen, dass man zum Tanzen gern etwas Bewegtlicht und/oder eine Discokugel hätte. Bitte keine Tanzfläche ohne Lichtorgel - zumindest wenn Du möchtest, dass sich Deine Gäste dort amüsieren.
Kleine Helferlein - große Hingucker
Was ebenfalls gut ankommt und je nach Ausführung günstig zu haben ist, sind Leuchtschilder mit Textnachrichten. Da kann dann ein schöner Gruß an die Eingeladenen stehen oder Dein Event ordentlich gebrandet werden. Sehr amüsant sind auch Lauflichtanzeigen, die sich per App mit Nachrichten versehen lassen - sorgt zwar dafür, dass einige den ganzen Abend nur am Handy hängen, aber den kreativen Nachrichten sind keine Grenzen gesetzt. In vielen Firmen ist ein Beamer vorhanden, nutze diesen für Foto-Slideshows, zur Anzeige eines übergroßen Lagerfeuers (wenn das echte nicht möglich ist) oder Du lässt
ein paar außergewöhnliche Musikvideos laufen. Das Ganze bietet neben dem Lichtaspekt auch einen schönen Unterhaltungsfaktor.
Die S-Klasse unter den Beleuchtungen
Wer es im wahrsten Sinne des Wortes richtig krachen lassen möchte, sorgt mit einem Feuerwerk für die Königsklasse der stimmungsvollen Beleuchtung. Das muss nicht gleich das Profi-Setup für mehrere tausend Euro sein. Häufig hat man vom letzten Silvester noch die ein oder andere Rakete übrig. Mit der sorgt man dann dafür, dass neben der Stimmung auch das Thema Beleuchtung ordentlich durch die Decke geht. Beim Feuerwerk zumindest für ein paar Minuten. Auf den Punkt gebracht: "Für alle, die alleine und sind und nicht wissen, wie es weiter gehen soll - für die lass' ich mein Licht brennen, in meinem Fenster". Es muss vielleicht nicht ganz so bildhaft sein wie im Text von Ben Vereen - aber im Ernstfall spendet das richtige Licht auch Trost und Hoffnung. Eine schöne Vorstellung, oder?
# 6. Du animierst Deine Gäste nicht zum trinken -
großer Fehler!
Ja, ich weiß, viele brauchen keinen Alkohol, um Spaß zu haben, es geht auch ohne. Meine Beobachtung ist eine andere. Den meisten Menschen hilft ein Gläschen, um ihre Nervosität abzulegen und sich positiv aufs Fest einzustimmen - nicht umsonst machen alle, die auf gute Presse hoffen, einen Sektempfang. Alkohol ist an der Stelle nichts anderes als ein Ice-Breaker. Apropos Eis: Das solltest Du im ausreichenden Maß zur Verfügung haben, denn nichts ist schlimmer als warme Getränke - mit Ausnahme von Glühwein. Und wenn schon kein Eis, dann sollte zumindest ein Kühlschrank in Reichweite sein.
Komm, schenk' mir ein
Was sich immer wieder zeigt, ist, dass je mehr der Gastgeber zum Trinken animiert, das Fest umso spaßiger und ausgelassener wird. Ein Prinzip, das findige Bar-Betreiber schon lange entdeckt haben - nicht umsonst schmeißen sie gleich zu Anfang gern eine Runde auf's Haus. Wenn die Gäste dann in Stimmung sind und ordentlich nachlegen, brummt die Kasse umso mehr. Lerne von den Besten! Was sich anbietet, ist der oben erwähnte Sektempfang - dann haben gleich alle was in der Hand und etwas zu tun. Gern erweitert durch das ein oder andere Tablett mit Schnapsgläsern, die Du über den Abend an Deine Gäste verteilst. Bei der Gelegenheit kommst Du auch ganz sicher mit allen Eingeladenen ins Gespräch - das zeugt von Deiner Wertschätzung gegenüber den Menschen auf Deinem Fest.
Was darf's denn sein? Bier, Sekt oder Schnaps ...
Übrigens, auch Dir als Organisator hilft ein kleiner Schluck zu Anfang der Feier - Du reagierst dann viel entspannter auf alle Dinge, die nicht wie geplant laufen und hast weniger Hemmungen auf Leute zuzugehen. Und keine Angst - es ist nicht Deine Aufgabe, den ganzen Abend Alkohol zu servieren. Üblicherweise animierst Du Deine Gäste nur am Anfang zum ein oder anderen Glas und dann wird das Ganze zum Selbstläufer. Unterstütze diese Dynamik, indem Du z.B. eine Selbstbedienungsbar einrichtest, an der sich Gäste den gewünschten Drink selber mixen können. Party-Klassiker sind:
- Gin-Tonic
- Cuba-Libre
- Mojito
- Aperol Sprizz
- Wodka-Red-Bull
Was sich ebenfalls anbietet, sind unterschiedliche Bar-Typen z.B. jeweils ein Anlaufpunkt für Bier, Wein, Longdrinks und Shots. Ggf. bietest Du sogar eine Bowle-Bar an. Wenn Du an den unterschiedlichen "Stationen" dann noch eine qualitative Auswahl an den jeweiligen Getränken bietest, werden die Menschen Dein Fest lieben und die Stimmung wird bombastisch sein.
Zwei wichtige Hinweise dazu
1. Bitte dränge niemandem Alkohol auf – wer nichts Alkoholisches trinken möchte, sollte sich auch nicht dazu gezwungen fühlen. Hab’ hier lieber eine schmackhafte alkoholfreie Alternative im petto und biete diese an – auch das sichert Dir Sympathiepunkte.
2. Wer Alkohol unter die Gäste bringt, muss zwangsläufig selber viel trinken. Das bekommt nicht jedem. Ein alter Trick unter Politikern ist vorher „ölig zu essen“. Sprich: in Öl eingelegte Nahrungsmittel wie Sardinen oder Schafskäse. Das bewahrt Dich zwar nicht davor, trotzdem betrunken zu werden, allerdings verlangsamst Du den Prozess erheblich und liegst im Bestfall schon im Bett, bevor Dir der Alkohol zu Kopf steigt – egal ob Du Scotch, Bourbon oder Bier getrunken hast.
Apropos Alkohol: Das, was Du Dir zum Thema erfolgreiche Events merken solltest, passt auf einen Bierdeckel.
- Wähle einen gut erreichbaren und trotzdem ungewöhnlichen Veranstaltungsort.
- Unterhalte Deine Gäste, indem Du für eine oder mehrere Überraschungen sorgst und
- indem Du Dich aktiv darum kümmerst, dass sie miteinander interagieren bzw. etwas zu tun haben.
- Sorge für passende Musik, die Deine Gäste unterhält und sie in positive Stimmung versetzt – gern helfen wir Dir dabei.
- Achte auf passende und ausreichend Beleuchtung.
- Bring Dein Fest in Schwung, indem Du das ein oder andere Glas mit Deinen Gästen hebst und sie so in feuchtfröhliche Stimmung versetzt.
Okay, das war ein großer Bierdeckel, aber damit gelingen eben auch groß-artige Events. Wir wünschen Dir viel Erfolg sowie eine unerhoert | gut aufgelegte Zeit.
